Los 4 procesos de administración para tomar decisiones

1. PLANEACION

PROPOSITOS
Descripción de las metas que se quieren alcanzar. Misión y visión de la empresa.

INVESTIGACION

  1. Definición del problema. 
  2. Obtención de información. 
  3. Determinación de la hipótesis. 
  4. Comprobación de la hipótesis. 
  5. Presentación del informe.

PREMISAS
Elaboración de suposiciones futuras de carácter interno: fortalezas y debilidades; y de carácter externo: amenazas y oportunidades (políticas, legales, económicas, sociales, técnicas, ...)

OBJETIVOS
Determinación de los propósitos en metas medibles, cuantificables, claras, precisas, específicas y alcanzables en una fecha concreta. Los objetivos pueden ser estratégicos o generales (largo plazo), tácticos o departamentales (medio plazo), y operacionales o específicos (corto plazo)

ESTRATEGIAS

  1. Determinación de las alternativas para lograr cada uno de los objetivos. 
  2. Evaluación de las alternativas considerando las ventajas y las desventajas. 
  3. Selección de las mejores alternativas.

POLITICAS
Elaboración de guías para orientar las acciones con criterios lógicos en la toma de decisiones.

PROGRAMAS
Elaboración de un esquema que establece secuencias de actividades para alcanzar los objetivos, identificando actividades, cronogramas, interrelacionando y asignando actividades.

PRESUPUESTOS
Elaboración de un plan en términos económicos o monetarios, determinando el origen y la asignación de recursos para lograr los objetivos, en un periodo determinado.

PROCEDIMIENTOS
Elaboración de manuales estableciendo la secuencia para efectuar las actividades en orden cronológico, incluyendo el método de como llevar a cabo las tareaso rutinas del trabajo; promoviendo la eficiencia, limitando la responsabilidad, evitando duplicidad, y evaluándolos permanentemente.

PLANES
Elaboración del esquema resultante de la planeación, anotando observaciones como autorización, preparación, ejecución y control.

 

2. ORGANIZACION

JERARQUIZACIÓN
Disposición de las funciones de la organización por orden de rango, grado o importancia. 

  1. Creación de niveles jerárquicos de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad, independientemente de la función. 
  2. Definición del tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional, staff).

DEPARTAMENTALIZACIÓN
División y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud. 

  1. Listar todas las funciones de la empresa.
  2. Clasificarlas.
  3. Agruparlas según un orden jerarquico.
  4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
  5. Especificar las relaciones de la autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.
  6. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
  7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas de la empresa.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo, y de la mejor manera, un trabajo.

COORDINACION
Sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

 

3. DIRECCION

TOMA DE DECISIONES

  1. Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
  2. Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
  3. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementacion, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco especifico de la organización.
  4. Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la mas idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios; seleccionar, además, dos o tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos.
  5. Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.

INTEGRACION
La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos materiales y humanos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.

  1. Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la empresa.
  2. Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos candidatos al mas idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientos del mismo.
  3. Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.
  4. Capacitación y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.

MOTIVACION
La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la mas compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:

  1. Teorías de contenido.
    Jerarquía de las necesidades, de Maslow.
    Teoría de motivación e higiene, de Herzberg
  2. Motivación de grupo.
    Teorías del aprendizaje o del enfoque externo

COMUNICACION

La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:

  • Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida.
  • Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos.
  • Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es mas efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.
  • Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.
  • Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa posible, ya que el exceso de información puede accionar burocracia e ineficiencia.
  • Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.
  • Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

LIDERAZGO - SUPERVISIÓN
La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.
El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.
En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:

  • La productividad del personal para lograr los objetivos.
  • La observancia de la comunicación.
  • La relación entre jefe-subordinado.
  • La corrección de errores.
  • La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

 

4. CONTROL

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
Fijación de unidades de medida (indicadores) basados en los objetivos que sirven como patrón para efectuar el control.

MEDICION
La medición de resultados consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la 
aplicación de unidades de medida, que deben ser definidos de acuerdo con los 
estándares. Una vez efectuada la medición, se comparan los resultados obtenidos con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones.

CORRECCION
La corrección es la acción y aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades con relación a los estándares o indicadores.

RETROALIMENTACION
La retroalimentación proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema administrativo y para prever la posible existencia de fallas y errores. A través de la retroalimentación se informa de los resultados y las medidas correctivas que se aplicaron.

 

 

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